自宅で無料版Teamsを使ってみる 利用編

前回の記事で構築したTeams環境を使っていきます。

マイクロソフト社が提供するTeamsは、会議・チャット・通話・画面共有などが簡単に行えて非常に便利です。
カメラを装備していれば、メンバーの表情も確認できるので、オフライン会議さながらですし、背景のぼかし機能も有していますので映り込みも安心です。

組織とチームとチャネル

Teamsアカウント登録者は、組織(登録時の会社名)の管理者(所有者)です。
組織の下に、チーム及びチャネルという概念があります。
チームは、プロジェクトや作業単位のグループです。
チャネルは、部門名や各分野で、会議や会話を形成する括りだと考えればよいかと思います。

ユーザーを招待する

まずは、ユーザーを登録しなければいけません。
iPhoneからWindowsユーザーを招待してみます。

最新情報画面から、右上2番目のアイコンをクリック、招待方法を選択します。
今回は、メールアドレスを入力を指定します。
メールアドレスを入力し、右側の＋をクリックすることで、メールが送信されます。

メールを受け取ったユーザーは、Join Teamsをクリックすることで、参加することができます。
※ここで、マイクロソフトアカウントのパスワードを要求される場合があります。
アクセス許可の確認画面が表示されるので、承諾をクリックします。

iPhoneだと、チーム–[・・・]からメンバーを管理をクリックすることで、メンバーが追加されていることを確認できます。

Windowsの方で、一旦サインアウト、再度サインインします。
サインイン時に、参加した組織を選択します。
チームを表示すると、iPhoneと同じチーム構成になっていることが分かります。

これで、メンバーと情報のやり取りが可能になります。

チームを作成する

チームは初期設定で1つ存在します。
更に作成したい場合、右上の＋アイコンをクリックします。

ここでは、初期設定のチームを利用します。

チャネルを作成する

チャネルを作成してみます。家用なので、gamesとでもします。
チーム名右の[・・・]をクリックし、チャネルを管理を選択します。
チーム名右の＋をクリックし、チャネル名を入力して”完了“します。

投稿する

内容に関するチャネルを開いて、投稿してみましょう。
全員に公開される形で、文字だけでなく画像などの情報を共有することができます。

同じ話題を継続する場合は”返信”、別話題の場合は”新しい会話”を使用します。
また、必要に応じて、@(メンション機能)を使うと、相手に気づいてもらいやすくなります。
更に、コメント右の[・・・]からいいね等をつけてあげれば、投稿者のテンションもあがるかもしれません。

会議を開催する

複数人で、会話や資料、画面共有したい場合は、会議開催通知を出して参加してもらいましょう。

左の会議メニューから、今回は会議をスケジュールするを選択しました。
会議名称と日時を設定し(今回は常設風に長めにしています)、会議出席依頼をコピーをクリックします。
このコピーを必要なメンバーのチャネルに投稿すれば、開催通知として情報共有できます。相手をメンションすれば、更に効果的です。

会議に招待された側は、日時が来たら通知されたリンクから、今すぐ参加ボタンをクリックすることで、会議に参加することができます。
予め、オーディオやマイク等のデバイスが使用可能かはチェックしておいてください。
通話とは異なり、参加が予定時間より早くても、実際の会議室で待機している感覚が安心です。

参加者を確認し、揃ったら会議を開始しましょう。

その他、機能

• チャット
  1対1の非公開チャットができます。非公開な分、遠慮なく意見交換ができます。後からの情報共有は忘れないようにしましょう。
• 通話
  1対1の会議ができます。音声版チャットです。画面共有はできなかったはずです。

付録

組織切り替え

複数の組織に所属すると、組織を切り替えることができます。
組織名は、Teams登録時の会社名であり、変更が難しいため分かりやすい名前にしておきましょう。

Teams組織の削除でエラー

また、公式サイトには無料版Teamsの組織を削除する方法が掲載されていますが、手順通り72時間経過後でも、本記事記事記載時にはTeamsの登録時に下記エラーが出るようです。

• 組織削除時と同一アカウントでTeams再登録するとエラーが発生する
  問題が発生しました。もう一度お試しください。
• 他のMSアカウント機能には支障無い
• 別ブラウザやPrivateモードを利用しても結果に変化はない

中には、30日間後に検証したユーザーもおられたましたが、結果は同じ様でした。

まとめ

Teamsには無料版でも有償版に劣らず、今回紹介しきれないくらい数多くの有用な機能が存在します。
コミニュケーションツールを探している方は、一度試してみてはいかがでしょうか？

以上、無料版Teamsの利用についてでした。