無料RPAで作業効率化!Microsoft Power Automate

Power AutomateでPDF変換開発
mohamed HassanによるPixabayからの画像

定型の作業は出来るだけ自動化して、作業を効率化したいものです。今回は、プログラミング不要で構成できるMicrosoft社のPower Automateを使って、OneDriveに保存したワード文書を自動的にPDFファイルに変換する方法を紹介します。

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はじめに

Power AutomateはMicrosoft社が提供するRPAツールです。複数のWebサービスや社内のシステムを結合して、流れるように作業を実行してくれるWebサービスです。以前は、Microsoft Flowと呼ばれていましたが、UI制御機能を取り込んで、今の呼称になりました。

今回は、一般ユーザーのマイクロソフトアカウントとOne Driveを用いて、Power AutomateでOne Drive上のdocxファイルをPDFファイルに変換するフローを作成します。

準備するもの

今回の実装には、下記を使用します。全て無料で調達できます。

  • マイクロソフトアカウント
  • 変換するワード文書、Office OnlineのWordで作成
  • One Driveの任意フォルダ

Power Automate起動

まず、Office Onlineにサインインします。

左下の”すべてのアプリ”ボタンをクリックし、”Power Automate”を起動します。

ワークフロー作成

では、フローを作成していきます。

Power Automate画面で、[作成]-[自動化したクラウドフロー]をクリックします。

フロー名を入力し、”ファイルが作成されたとき OneDrive“(OneDrive for Businessではない)を選択して、[作成]ボタンをクリックします。

“ファイルが作成されたとき”イベントのパラメータは下記を指定します。

  • フォルダー:変換対象となるdocxファイルを格納するOneDrive上のフォルダーを指定
  • サブフォルダーを含める:いいえ
  • コンテンツタイプの推測:はい

[新しいステップ]ボタンをクリックし、”すべて” 欄の[v]ボタンで表示を拡張後、”OneDrive“を選択します。

”アクション”から”ファイルの変換“を選択します。

ファイル変換イベントには、下記を指定します。

  • ファイル:ファイル識別子
  • ターゲットの種類:PDF

次に、同様に[新しいステップ]で、”すべて“から”OneDrive“を選択し、”ファイルの作成“をクリックします。

“ファイルの作成”イベントのパラメータには、下記を設定します。

  • フォルダーのパス:変換後のファイルを保存するOneDrive上のフォルダを指定
  • ファイル名:”動的なコンテンツ”から”ファイル名”を選択、後ろに.pdfを付与
  • ファイルコンテンツ:”動的なコンテンツ”から”ファイルコンテンツ”を選択

[保存]ボタンをクリックして、フローの完成です。

通常は、ここで右上の[テスト]ボタンをクリックして、フローが正しく動作するかを確認します。エラーの場合は、各パラメータを観ながら想定のデータが流れてきているかをチェックします。

ワークフロー実行

完成したフローは、”種類”が”自動”となっている、トリガー待機型です。

なので、トリガーとなる”ファイル作成”を対象フォルダに実施すれば、このフローが動き出します。指定したOneDriveのフォルダに、用意しておいたdocxファイルをコピーしてください。

暫くすると、フローが自動的にファイルを検知して変換フォルダにPDFファイルが出力されます。検知は即時ではなく、15min程度のポーリングだと思われます。Webサービスの負荷を考慮すると妥当なところです。

まとめ

Power Automateを用いると、プログラミング無しに色々なサービスを組み合わせて、簡単に作業を自動化することができます。メールやスケジュール等様々なトリガーやイベントが用意されているので、好みに合った作業を探してみてください。

次回は、csvをxlsxにまとめるサンプルもっとPower Automate!csvをxlsxに集計を紹介します。

以上、Power Automateで作業を効率化するでした。

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